Организация деловой встречи, конференции предполагает выполнение последовательных действий: составление программы, приглашение гостей, ораторов, подбор оборудования и помещения для проведения. Но есть еще один немаловажный момент – организация питания приглашенных. И совсем несложно выполнить поставленную задачу. Сегодня достаточно заказать услуги кейтеринга, и подготовка полноценных обедов, небольших перекусов ляжет на плечи компании-координатора.
Что такое кейтеринг на конференции
Заказать кейтеринг Киев – значит избавить себя от многих проблем, связанных с организацией перерывом на перекус или обедов. Компании предлагают не только готовые программы мероприятия, но и возможность самостоятельно выбрать перечень блюд.
Термин кейтеринг означает координацию общественного питания без использования стационарной кухни. По указанному адресу производится доставка блюд и напитков. В процессе проведения конференции в Киеве мало кто задумывается первоначально, как будет происходить периоды отдыха. Однако это важно, особенно, если событие рассчитано не на один день. Для однодневных встреч достаточно провести небольшой кофе-брейк. Для длительных собраний нужно грамотно продумать перерывы, обеды и вечерние ужины. Кейтеринговая компания не только привезет заказанную еду, но и предоставит полноценное обслуживание.
Зачем требуется кейтеринг
Проведение встречи начинается со сбора гостей. Далее ведущий объявляет докладчиков, демонстрирует видеоматериалы, ведет дискуссии со зрителями. Следующий этап – перерыв. Если кофе-брейк не продуман заранее, с чем столкнутся приглашенные? Им потребуется самостоятельно найти небольшое кафе или точку по продаже горячих напитков. Те, кто впервые в городе, вряд ли смогут быстро сориентироваться на местности, если их не ориентировать. А, следовательно, перерыв значительно затянется: участники будут опаздывать. Это не понравится ни тем, кто пришел вовремя, ни тем, кто выступает на сцене.
Такой беспорядок крайне негативно отражается на репутации компании. Необходимость искать кафе или оставаться голодным плохо скажется на общем впечатлении от проведенной конференции. Именно поэтому предусматривается кейтеринговое обслуживание.
Кроме того, что за чашкой чая гости смогут обсудить некоторые вопросы, им не нужно никуда торопиться, все вернутся на свои места в зале вовремя. Участники отдохнут, перекусят, и смогут продолжить обсуждение темы встречи. Также им будет приятно, что организаторы уделили внимание заботе о пришедших. Подумав не только о духовной, но и о материальной пище.
Преимущества организации кейтеринга
Выездное обслуживание позволяет выбрать не только меню банкета и место его проведения. Поскольку уже нет привязки к кухне. Поэтому организовать проведение конференции можно везде:
- за городом;
- на террасе;
- возле озера;
- в парке.
Также кейтеринг – широкие возможности выбора блюд и закусок. Ассортимент, как правило, разнообразнее, чем в ресторане.
Форматы проведения
Организация типа мероприятия зависит от особенностей конференции: цель, тема, продолжительность и другое. На фоне опытного проведения выделяют следующие форматы:
- Кофе-брейк. Гостям предлагают горячий чай, кофе. Дополнительно в качестве угощения подают печенье, конфеты, пирожные. Перерыв рассчитан на 30-40 минут.
- Фуршет. Используют в качестве длительного перерыва. Предлагают маленькие бутерброды, легкие блюда, которые принято есть не усаживаясь за стол.
- Банкет. Полноценный обед, который организовывают, как правило, по окончании всего собрания.
- Коктейль. Есть схожесть в проведении фуршета. Также трапезничают и пьют напитки стоя. Единственное отличие – нет привычных фуршетных столов. Все блюда разносит обслуживающий персонал на подносах, предоставляя блюда на выбор.
- Барбекю. Подходит для встречи без галстуков. Предполагает свободное общение на открытом воздухе и вкусными закусками.
Обязателен ли кейтеринг
Даже если встреча проходит 1 день, минимальный кейтеринг должен быть организован. Ивент-площадка, выбранная компанией-организатором мероприятия, должна соответствовать формату питания на выезде.
Многодневные встречи потребуют более детального подхода к выбору меню, количества перерывов, и без кейтеринга здесь не обойтись. Конечно, приглашенные гости не должны покупать кофе. Исключением может стать автомат по продаже напитков, но рассчитывать на него не стоит.
Вне зависимости от масштабности события, угощения к кофе и чаю должны быть обязательно. Можно остановить свой выбор на привычном печенье. Но лучше, если организаторы поставят на стол:
- сыры;
- канапе;
- небольшие бутерброды.
Деловые партнеры и слушатели станут более лояльны в отношении организатора, если им не придется целый день сидеть голодными. Поэтому важно четко рассчитать время выступления докладчиков, выделить время на перерывы, а при необходимости – обед. И именно кейтеринг поможет сократить время на посещение участников конференции ресторана. Выездная кухня будет всегда горячая, свежая и вкусная. Подготовка ивента Киев занимает много времени и сил. И кейтеринговая компания возьмет на себя организацию подачи обеда и обслуживания клиентов.
Часто более уместным на однодневных встречах считается фуршет. Конечно, лучше исключить на подобных мероприятиях присутствие алкоголя. Гости могут сильно расслабиться, суть конференции их перестает интересовать, а цель не будет достигнута организаторами. Лучший выбор – вода и напитки без газа. Еще один совет: в проведении обеда не использовать пластиковую посуду. Это выглядит дешево. Деловые люди ценят изысканность и сдержанность во всем, поэтому к кейтерингу у них будут такие же требования.
Выбирая компанию или ресторан, который будет заниматься организацией выездного питания, предварительно нужно почитать отзывы других пользователей. Преимущественно тех, кто проводил аналогичное мероприятие – на природе, за городом, в центре города. Тогда встреча пройдет на высоком уровне.
