Зображення:Ouch.pics
Перший тиждень дистанційної роботи і навчання став справжнім краш-тестом не лише нашої нервової системи, але й навичок ефективного планування часу і розподілу задач. Виявляється, є прості онлайн інструменти та старі перевірені способи, як організувати роботу над проєктом чи будь-яким завданням і розподіляти свій час між різними активностями. Співзасновниця першої IT-школи для дітей KidIT Надія Андрущенко поділилася власними лайфхаками тайм менеджменту під час онлайн конференції «Жінки в STEM: від мрії до дії».
Надія Aндрущенко, CEO та співзасновниця IT-школи для дітей KidIT
Наша команда сьогодні налічує близько 130 людей, ми працюємо у 3 країнах і не маємо спільного офісу. Тому ми усі дуже активно використовуємо онлайн інструменти для ефективної взаємодії та планування часу. Без цих простих і дієвих лайфхаків та інструментів я не уявляю свого дня.
Проведіть аудит свого часу
Перед тим, як приступати до планування свого проєкту чи дня, раджу спершу провести 2-тижневий аналіз: чим наповнений кожен ваш день і відповідно тиждень. Нам весь час здається, що у нас немає часу на заняття спортом, онлайн навчання, вдосконалення англійської тощо. Час у нас є, але він десь захований між нашими щоденними справами, отже, треба виявити його.
Раз на рік я роблю аудит свого часу — спостерігаю за собою і записую, на що витрачала свій час протягом 2 тижнів. Можна завести табличку в Exel або просто записувати у блокноті. Я розбиваю таблицю на 30-хвилинні слоти — від пробудження до часу вкладання до сну: позначаю, скільки у мене займає ранкова рутина, дорога до офісу, скільки часу я займалася задачами своєї компанії, скільки у мене пішло на втикання у відосики і прокрастинацію, скільки я читала.
Спершу просто записуйте — не аналізуйте і не критикуєте себе за те, куди витрачаєте час. Після 2 тижнів спостереження згрупуйте свої щоденні активності за тематикою: ранковавечірня рутина, домашні побутові справи, навчання, робоче спілкування тощо. Після першого свого аналізу я виявила, що витрачаю по 3–4 години на дорогу до офісу, а також те, що я нерегулярно прокидалася вранці. Тож після того вирішила, що їздитиму в місто лише 3 рази на тиждень і впорядкую свій сон. Таким чином я заощадила 12 годин на тиждень для самоосвіти.
Знайдіть свій найпродуктивніший час
Коли позначаєте у блокноті, чим займалися у цей час, додайте туди рейтинг свого самопочуття — від 0 до 5. Ви самі оцінюєте рівень своєї енергійності: якщо сили б’ють фонтаном і вирують ідеї — це 5, якщо відчуваєте, що втомлені і пасивні — ставте 1 або 0. За 2 тижні ви побачите, у які проміжки часу ви почуваєтеся бадьоро — слоти із 5 і 4 — це і буде ваш час найвищої продуктивності.
Для себе я зрозуміла, що найбільш енергійною почуваюся з 8.30 до 12.30. І виявилося, що зазвичай цей час я провтикувала в дорозі. Тож я перебудувала весь свій графік. Мій найнепродуктивніший період — 0 і 1 у рейтингу, від 13.30 до 15.30, тож на цей час планую відпочинок або нескладні зустрічі.
Trello — віртуальний task-board
Trello — мій улюблений онлайн-інструмент. Це віртуальна дошка, де ви можете самостійно або разом із командою розміщувати і планувати задачі по проєкту і слідкувати, як ви та інші члени їх виконують. Можна розбити дошку на задачі на категорії:
- In focus — те, на чому зосереджена робота зараз.
- In progress — задачі на тиждень-два;
- For approvalSharing — розділ, куди ми з командою кладемо те, чим хочемо поділитися або щось, що потребує зворотного зв’язку.
- Done — задачі, які вже виконані. Дуже важливо мати окремо такий список — він підбадьорює робити ще більше і показує, яких конкретних результатів ви вже досягли. Цей розділ дуже цікаво аналізувати згодом за пів року чи рік, щоб побачити, скільки всього вам вдалося втілити, на скільки продуктивним був ваш рікмісяць.
Окремо веду власну дошку у Trello як особистий блокнот. Я зрозуміла, що закладки у браузерах зі мною не працюють, а щодня з’являється багато статейкниг, які хочеться зберегти, щоб прочитати. Тому маю свій task-board, який завжди ввімкнений на окремому екрані. Тут є такі розділи:
- To do list — рандомно сюди потрапляє усе, про що хочу не забути: фільми, книги, статті;
- Мета на цей місяць — наприклад, за цей місяць хочу досягти того, щоб прокидатися із першим будильником, медитувати 10 хвилин щодня, делегувати задачі.
- Навчання — зараз проходжу курс «Операційні стандарти» на Coursera, тож тут розміщую усе, пов’язане із цим.
- Окремо маю розділ натхнення: фото з інстаграму, класні штуки, які можна потім використати на презентаціях, ресурси з англійської мови.
Для мене важлива візуалізація, тож у Trello я активно використовую мітки: наприклад, зелена для книг — одразу бачу, що я собі запланували купитипрочитати.
Дрібні побутові задачі здатні розфокусовувати нашу увагу і відволікати від головного проєкту — написання наукової роботи чи іншої важливої справи. Щоб не губити і не забувати ці тисячі маленьких справ, використовую OneNote, Wunderlist або Google Notes.
Повісьте ватман на стіні
Маю старий і простий спосіб планувати свій проєкт без заморочок: раджу повісити на стіні великий ватман і назвати його «Що я маю зробити». Розділити його на 3 частини: До початку проєкту, Під час проєкту та Після. Далі розграфити кожну частину на Задачі і Дедлайн. А тоді вписати усе, що треба зробити для реалізації задуму: зібрати команду, написати текст, зняти відео тощо. Для кожної такої задачі важливо ставити собі чіткий дедлайн виконання. Поступово викреслюйте ті задачі, які вже виконані — ви маєте бачити, що вони вже виконані.
Лайфхаки таймконтролю і продуктивності
Оберіть, скільки часу на день ви дозволяєте собі на соцмережі і завтики у відосики. ResqueTime — мій улюблений додаток «порятунку» часу — встановлюю його як батьківський контроль для себе. Він сповіщає, коли часовий ліміт вичерпано.
Pomodoro: використовую цей метод роботи щодня: 25 хв працюю, 10 хвилин відпочиваю. Це дозволяє мені зберігати максимальну ефективність протягом 6–8 годин роботи.
Розмежуйте браузери: я на одному браузері маю усі робочі вкладки і документи, на іншому — усе для розваг і дозвілля. Таким чином, коли відкрила робочий браузер, це мій working space, ніщо мене тут не відволікає, я не даю собі права залипати в ютуб чи соцмережі.
Складайте mind map — через ментальні карти можна дуже зрозуміло візуалізувати шлях дитини чи власний у певному проєкті.
Не запрацьовуйтесь: буває, що я потрапляю у робочий потік, і мені складно себе зупинити — можу працювати без перерви 6–8 годин. Проте наступного дня буду просто зомбі — це непродуктивно і шкідливо.
Вимикайте гаджети о 20 годині, випийте заспокійливий чай і почитайте художню літературу перед сном.
Зробіть «Scrum. Навчись робити вдвічі більше за менший час» своєю настільною книгою.
Источник: www.osvitoria.media
