Домой Статті Чому віддалена робота — ефективніша? Нові правила комунікації

Чому віддалена робота — ефективніша? Нові правила комунікації

38
0

Covid-19 перевів офісних працівників по всьому світу у режим віддаленої роботи. Багато компаній, як приміром Twitter, запропонували своїм командам працювати з дому і після закінчення карантину. Виявляється, люди працюють ефективніше, коли не мусять витрачати години для поїздки громадським транспортом в офіс, тож у них є більше часу на сім’ю, друзів, хобі, а отже — усі почуваються щасливішими. Проте є одна складова, що здатна підвищити ефективність команди незалежно від формату роботи — це асинхронне спілкування. Що це таке, у чому його переваги та як оптимально поєднувати віддалену роботу і співпрацю в офісі — про це пише Amir Salihefendic, засновник та керівник компанії Doist, що розробляє комп’ютерні програми та інструменти для розумної організації робочого часу. Ми переклали найцікавіші тези зі його блогу про силу асинхронної комунікації.

Що таке асинхронне спілкування?

Асинхронна комунікація це коли ви надсилаєте повідомлення і не очікуєте отримати відповідь негайно: наприклад, електронний лист — ваш колега відповість на нього протягом кількох годин. На противагу цьому, синхронне спілкування, це, приміром, жива зустріч, коли люди обмінюються думками та інформацією.

Сучасні технології зробили синхронним навіть цифрові форми спілкування: коли вам хтось пише у месенджер, ви чуєте сповіщення і відповідаєте майже миттєво.

Спілкування «у реальному часі» весь час — у чому тут проблема?

Якщо працівники значно ефективніше працюють з дому, тоді із моделлю сучасної офісної культури щось не так. У статті «Перевантаження співпрацею» у Harvard Business Review пишуть, що час, який колеги витрачають на співпрацю, збільшився на 50 % за останні 20 років. Сьогодні американський працівник в середньому витрачає до 6 годин на день на обробку робочих імейлів, отримує близько 200 повідомлень у месенджері і ще 15 % часу іде на бізнесові зустрічі.

Постійна комунікація по роботі із командою означає, що людина має організувати свій графік довкола безлічі зустрічей, а поміж ними виконувати свою роботу і постійно стежити одним оком за електронною скринькою і чатами. Ба більше, мобільні технології призвели до того, що час роботи більше не обмежений фізичним офісом чи формальними годинами: тепер ми перевіряємо пошту і смартфон у будь-який час дня чи ночі. Такий стиль роботи і комунікації є надміру синхронним.

Як результат, працівник часто відволікається, не може робити значного прогресу у своїх досягненнях, ставить пріоритет не на продуктивній роботі, а на тому, щоб постійно бути на зв’язку. Відтак, людина не може глибоко концентруватися, а потреба бути весь час у курсі всіх робочих обговорень накладає додатковий стрес.

У чому переваги асинхронної комунікації?

Асинхронна комунікація повертає працівникам контроль над їхнім робочим часом, а це означає, що люди почуваються щасливішими на роботі, отже, працюють більш продуктивно. У асинхронному середовищі, робочі години не є чітко визначеними: працівники самі структурують свій день і підлаштовують роботу до власних біоритмів, стилю життя чи батьківських обов’язків.

Глибока взаємодія vs швидкі відписки. Асинхронне спілкування повільніше, але воно якісніше: люди вчаться викладати свої думки чітко і продумано, щоб уникати постійних уточнень і повернень до теми. У команди є час подумати глибше над проблемою і запропонувати ідеї тоді, коли вони визріли, а не коли потрібно негайно написати у відповідь що-небудь.

Краще планування = менше стресу. Коли ASAP чи «горить» не є частиною корпоративної культури компанії, потрібне ретельне планування далеко наперед. Працівники вчаться розподіляти робоче навантаження, колеги мають достатньо часу на опрацювання запитів, тож співпраця стає менш стресовою і більш продуктивною.

Без синхронного спілкування не обійтись

Бути тотально асинхронними не вийде, адже тоді команда втрачає людський контакт. Тож потрібно міксувати асинхронне і синхронне спілкування. Ось кілька порад, як це зробити:

  • Кожен працівник має щонайменше одну персональну зустріч зі своїм керівником, щоб обговорити базові задачі та цілі професійного зростання.
  • Неробочі онлайн зустрічі, коли люди із різних команд можуть побачитись і потеревенити «про життя».
  • Щороку влаштовуємо мандрівку-ретрит для всіх працівників компанії, щоб люди зустрілися наживо і встановили міжособистісний контакт.
  • Нові члени команди протягом тижня працюють зі своїм ментором наживо — це допомагає встановити зв’язок, і нова людина не боїться ставити запитання.
  • Відшкодовуємо вартість коворкінгу, щоб працівники не змушені були працювати весь час з дому.

Як запровадити асинхронну модель співпраці?

Перейти на асинхронну комунікацію просто за день не вийде — доведеться змінювати інструменти, процеси та культуру роботи. Ось кілька кроків, із яких можна почати.

Якомога більше пояснюйте. Коли надсилаєте лист, давайте вичерпну інформацію, візуалізуйте свої думки чи ідеї скріншотами, чітко і зрозуміло висловлюйте свої очікування від людини і вказуйте конкретний дедлайн. Кілька хвилин для зайвих пояснень у листі зекономлять вам години подальшого листування щодо уточнень.

Плануйте заздалегідь і цінуйте час своїх колег. Наприклад, замість «Мені потрібен твій фідбек за годину», пишіть «На це завдання є два дні, дуже потрібна твоя допомога».

Створіть документ перед нарадою. Поділіться вичерпною інформацією із колегами до наради, щоб усі прийшли на неї із повним розумінням теми. Перед тим, як поширити документ, перевірте налаштування — на запит і надання доступу до документа може піти цілий день.

Ведіть протокол зустрічі. Це зекономить час на пояснення усіх домовленостей тим, хто не був присутній.

Вимикайте сповіщення. Протягом дня визначте часові блоки, коли ви перевіряєте робочі чати і відповідаєте на листи.

Розвивайте навички письмової комунікації. Це зменшить кількість листувань щодо уточнень. Так, у асинхронному спілкуванні маєте бути сильним «письменником».

Источник: www.osvitoria.media

No votes yet.
Please wait...
Voting is currently disabled, data maintenance in progress.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here